パワーポイントとは?機能や特徴について

今回は、パワーポイントの機能や特徴について話をしようと思います。

パワーポイント

教室に来られる方で多いのですが、ワードやエクセルは何となく分かるけど、パワーポイントは名前を聞いたことはあるけど、そもそもなにに使うのか分からないという方が多かったりします。

ワードはワープロソフト、エクセルは表計算ソフトとなり、パワーポイントは、プレゼンテーションソフトになります。

ではプレゼンテーションソフトとはなにかというと、プレゼンテーションをする際に使用する資料を作成するソフトになります。

そもそもプレゼンテーションとはどういうものでしょうか?

「プレゼン」とよく言われ、ビジネスでは、主に顧客や社内の人に対して、企画や商品、提案などを発表したり、説明することを指します。

プレゼンのイメージ

このようなものをテレビ等で見たことがある方もいると思います。

まさにこの写真のスクリーンにグラフが表示されていると思いますが、このような資料を作成するのがパワーポイントの目的になります。

ワードやエクセルでもスクリーンに出し、プレゼンをやろうと思えばできますが、そもそもそれらのソフトはプレゼンを目的としていないので、見ている人にとってつまらない見づらい資料となってしまい(文字が小さい等の理由により)満足のいくプレゼンをすることは難しいと思います。

ではプレゼンテーションソフトであるパワーポイントはどのような特徴があるか説明します。

スライドの作成

プレゼン

プレゼンの資料はスライド形式で作成されます。スライドとは紙芝居のようなもので、順番にスライドを見せることにより人に説明を行います。

パワーポイントはこのスライドを簡単に作成することができます。また、スライドの順番を入れ替えるなども簡単に行えるようになっています。

見栄えの良い図解などを簡単に作成できる

プレゼンの時、聞き手の立場ですと、文字ばかりのスライドだと見るのが嫌になってしまい、頭に入ってこないと思います。

その場合、図解などを使用して、視覚的にわかりやすく表現することにより、聞き手が直感的にわかりやすくすると良いプレゼンになります。

そのような図解などもパワーポイントを使用すると簡単に作成することができます。

アニメーションや画面切り替え効果などを設定することができる

大事な箇所などにアニメーション(動き)をつけることもできます。

アニメーションをつけることにより聞き手の注意を引くことができます。

また、スライド切り替え時に効果をつけることもでき、見た目のよいプレゼン資料を作成することもできます。

最後に

プレゼンテーションというと難しそうだと思う方もいるかもしれませんが、意外に仕事ではそのような機会が多かったりします。

いざプレゼンをするとなった時に困ることがないように、一度パワーポイントについて習ってみると良いと思います。

個人的には、パワーポイントはワードやエクセルよりも理解しやすいと思います。また、パワーポイントはプレゼン以外にも知っておくと便利なことも多かったりします。例えば、チラシやお知らせ等の作成、画像の作成にもパワーポイントは使えたりします。

教室に来られている方で、学校の保護者会で使用する資料を今まではワードで作っていたけど、パワーポイントを習ったら、パワーポイントの方が簡単に良い資料ができたとおっしゃって、以後はパワーポイントで作成するようになったそうです。

パワーポイントがどういうものか知らないからと敬遠されていた方も、一度パワーポイントを知っておくと便利だと思います。

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