Wordで作成した文書が2ページにまたがって印刷されてしまう場合、1ページに収めるためには文字サイズや行間、余白などを調整する必要があります。
しかし、これらを一つひとつ手動で変更するのは手間がかかります。
そこで便利なのが、Wordの「1ページ分縮小」機能です。この機能を使えば、文書全体のレイアウトを自動的に調整し、簡単に1ページに収めることができます。
印刷前の最終調整として活用すると、効率よくレイアウトを整えられます。
目次
「1ページ分縮小」とは
Wordで文書を作成している時に、下の図のように数行はみ出してしまい１ページで印刷できなくて困ったことはありませんか？
そんな時に「1ページ分縮小」機能を使用すると簡単に１ページに収まるようにフォントサイズなどをWordが調整してくれます。
なお、はみ出した文字数が多い場合は「1ページ分縮小」を使用できません。
「1ページ分縮小」をクイックアクセスツールバーに追加する方法
Wordでは「1ページ分縮小」機能は、標準では表示されていません。
簡単に使用できるようにするためには、クイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」を追加する必要があります。
クイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」を追加する手順は以下の通りになります。
手順1 Wordのオプションを開く
クイックアクセスツールバーの右にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」をクリックします。(①)
メニューが表示されるので、「その他のコマンド」をクリックします。(②)
手順2 「1ページ分縮小」をクイックアクセスツールバーに追加する
「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されます。
「コマンドの選択」のプルダウンリストをクリックします。(③)
メニューから「すべてのコマンド」をクリックします。(④)
「1ページ分縮小」を見つけて選択します。(⑤)
「追加」ボタンを押します。(⑥)
「OK」をクリックします。(⑦)
これでクイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」が追加されます。
「1ページ分縮小」を使う方法
クイックアクセスツールバーに追加することができたら、「1ページ分縮小」を使う方法は簡単です。
下の図のように数行はみ出してしまった場合に、クイックアクセスツールバーの「1ページ分縮小」をクリックします。(①)
これで文書のテキストサイズが縮小され、1ページに収まるようになります。
はみ出した文字が多い場合
はみ出した文字が多い場合に、「1ページ分縮小」をクリックしても、「これ以上ページを圧縮することはできません。」と表示され実行されません。
この場合は、自分で余白や行間の調整を行い、１ページに収める必要があります。
まとめ
「1ページ分縮小」をクイックアクセスツールバーに登録するのは、最初は少し手間に感じるかもしれません。
しかし、一度登録しておけば、次回以降はクイックアクセスツールバーに表示された「1ページ分縮小」ボタンをクリックするだけで、文書を簡単に1ページに収めることができます。印刷前のレイアウト調整がぐっと効率化されます。
なお、はみ出している文字数や内容が多い場合は適用できないこともありますが、少しだけ2ページ目にはみ出している場合には非常に便利な機能です。
Wordで印刷時のページ数を調整したいときは、ぜひ「1ページ分縮小」機能を活用してみてください。
