Wordで文書を最終版にするとは、文書の内容を確定し、他のユーザーによる誤編集を防ぐための機能です。
最終版の特徴としては
- ファイルが編集不可の状態になっている。
- ファイルを開いたときに、編集が制限されている旨のメッセージが表示される。
Wordファイルを最終版にする主な目的は以下のとおりです。
- 誤った編集を防ぐ
- ファイルの内容を保護する
- ファイルのバージョン管理を容易にする
最終版に設定する方法
最終版に設定する手順は次の通りになります。
「ファイル」タブをクリックします。(①)
画面左側に表示されている「情報」をクリックします。(②)
「文書の保護」をクリックします。(③)
表示されたメニューから「最終版にする」をクリックします。(④)
最終版として保存されるメッセージが表示されるので、OKボタンをクリックします。(⑤)
下の図のようなメッセージが表示され、最終版として保存されました。
最終版になると、下の図のように、画面上部に最終版であるというメッセージが表示され編集を行うことができなくなります。
最終版を解除する方法
最終版を解除して再度編集することができるようにする手順は、次の通りになります。
画面上部に表示されている最終版のメッセージの「編集する」をクリックします。
そうすると最終版が解除され、通常通り編集を行うことができるようになります。
まとめ
以上で、Wordで最終版にする方法の紹介を終わります。
最終版は、容易に解除して編集を行うことができます。
そのため最終版として保存したファイルの為、編集しないでほしいと関係者に知らせるために使用されるものになります。
最終版の仕様を理解して運用するようにしましょう。
記事のまとめ
- 最終版にすると編集不可になり、編集が制限されている旨のメッセージが表示される
- 最終版は、容易に解除して編集を行うことができるため、編集しないでほしいと関係者に知らせるために使用する
- 最終版にする手順は、「ファイル」タブから「情報」、「文書の保護」をクリックする
- 一覧から「最終版にする」をクリックする
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