Wordで作成した文書が2ページにまたがって印刷される場合、1ページに収めるためには、テキストのサイズや間隔を縮小する必要があります。
Wordには、この作業を簡単に行うための「1ページ分縮小」という機能があります。
「1ページ分縮小」とは
Wordで文書を作成している時に、下の図のように数行はみ出してしまい１ページで印刷できなくて困ったことはありませんか？
そんな時に「1ページ分縮小」機能を使用すると簡単に１ページに収まるようにフォントサイズなどをWordが調整してくれます。
なお、はみ出した文字数が多い場合は「1ページ分縮小」を使用できません。
「1ページ分縮小」をクイックアクセスツールバーに追加する方法
「1ページ分縮小」機能は標準では表示されていません。簡単に使用できるようにするためには、クイックアクセスツールバーに追加する必要があります。
クイックアクセスツールバーに追加する手順は以下の通りになります。
クイックアクセスツールバーの右にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」をクリックします。(①)
メニューが表示されるので、「その他のコマンド」をクリックします。(②)
「Wordのオプション」ダイアログボックスが表示されます。
「コマンドの選択」をクリックします。(③)
メニューから「すべてのコマンド」をクリックします。(④)
「1ページ分縮小」を見つけて、選択します。(⑤)
「追加」ボタンを押します。(⑥)
「OK」をクリックします。(⑦)
これで、クイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」が追加されます。
「1ページ分縮小」を使う方法
「1ページ分縮小」を使う方法は簡単です。
下の図のように数行はみ出してしまった場合に、クイックアクセスツールバーの「1ページ分縮小」をクリックします。(①)
これで、文書のテキストサイズが縮小され、1ページに収まるようになります。
はみ出した文字が多い場合
はみ出した文字が多い場合に、「1ページ分縮小」をクリックしても、「これ以上ページを圧縮することはできません。」と表示され実行されません。
この場合は、自分で余白や行間の調整を行い、１ページに収める必要があります。
まとめ
クイックアクセスツールバーに登録するのは面倒かもしれませんが、次回以降はクイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」があるので、ボタンひとつで1ページに収めることができます。はみ出した文字数が多い場合は使用できませんが、少しはみ出した場合は簡単に使用できるので、便利だと思います。
Word初心者の方で他にも困っていることがある、Wordを基礎から習いたいという方の為に東村山市のパソコン教室キュリオステーション久米川店では初心者向けのWord講座を開講しております。ご興味がありましたらお気軽にお問い合わせください。
