Excelブック（ファイル）は、誤って編集してしまうリスクがあります。
特に、重要なデータが含まれているブックや、複数人で共有しているExcelファイルでは、意図しない編集によってデータが変更されたり、破損してしまう可能性があります。
そのようなトラブルを防ぐために便利なのが、Excelでブックを「読み取り専用で開くことを推奨する」設定です。
この設定を行うことで、ブックを開いた際に「読み取り専用で開きますか？」というメッセージが表示されるようになり、誤編集を防ぐことができます。
この記事では、Excelでブックを読み取り専用で開くように推奨する設定方法を、初心者の方にも分かりやすく解説します。
ブックを読み取り専用で開くのを推奨する方法
Excelブックを読み取り専用で開くことを推奨するメッセージを表示する設定は、以下のようになります。
「ファイル」タブをクリックします。(①)
画面左側に表示されている「情報」をクリックします。(②)
「ブックの保護」をクリックします。(③)
表示されたメニューから「常に読み取り専用で開く」をクリックします。(④)
これで設定は完了したので、最後に「保存」を行います。(⑤)
次に、保存したブックを開こうとすると「読み取り専用」で開くのを推奨するメッセージが表示されるようになります。
このメッセージで「はい」をクリックすると、「読み取り専用」でブックが開かれます。
「いいえ」をクリックすると、通常通り編集できる状態でブックが開かれます。
設定を解除する方法
読み取り専用で開くのを推奨する設定を解除する手順は次の通りになります。
「読み取り専用」で開くのを推奨するメッセージで「いいえ」をクリックして、編集できる状態で作業を行います。
設定した時と同様に「ファイル」タブから「情報」をクリックします。
「ブックの保護」をクリックします。
表示されたメニューから「常に読み取り専用で開く」をクリックして、設定を解除します。
最後に、保存すれば次からは、読み取り専用で開くのを推奨するメッセージは表示されなくなります。
よくある質問 (FAQ)
Q1: Excelのブックを読み取り専用で開くように推奨するにはどうすればよいですか？
A1: Excelでは、ブックを保存する際に「読み取り専用」を推奨するオプションを設定できます。「ファイル」タブ > 「情報」 > 「ブックの保護」 > 「常に読み取り専用で開く」を選択することで、ユーザーがブックを開いたときに編集を避けるように促すことができます。
Q2: 「読み取り専用を推奨」設定後、他のユーザーが編集できるのですか？
A2: はい、「読み取り専用を推奨」設定は強制ではなく、ユーザーに編集を避けるように促すだけです。ユーザーが「読み取り専用」のメッセージを無視して編集を行うことも可能ですが、通常は警告を表示して変更を避けるようにします。
Q3: Excelの「読み取り専用を推奨」設定を解除するにはどうすれば良いですか？
A3: 「読み取り専用を推奨」設定を解除するには、再度「ファイル」タブ > 「情報」 > 「ブックの保護」 > 「常に読み取り専用で開く」のチェックを外すことで、設定を解除できます。
Q4: 「読み取り専用を推奨」によって他のユーザーに迷惑がかかることはありませんか？
A4: 「読み取り専用を推奨」の設定は、ユーザーに警告を表示するだけで強制的に編集を禁止するものではありません。したがって、ユーザーが本当に編集する必要がある場合には、警告を無視して編集できます。読み取り専用の設定が厳密に必要な場合は、パスワードで保護することをおすすめします。
Q5: 「読み取り専用を推奨」の設定を使うメリットは何ですか？
A5: 「読み取り専用を推奨」の設定は、複数のユーザーが同時にファイルを開いた場合に誤って編集されることを防ぐ効果があります。特に、ファイルの内容を変更せずに確認だけしてもらいたい場合に便利です。
まとめ
読み取り専用モードを利用することで、重要なデータを保護し、誤った編集や意図しない変更を防ぐことができます。
特に、複数人で共有しているExcelファイルや、重要なデータ・機密情報を含むブックを扱う場合には、読み取り専用の設定を活用することで、データの安全性を高めることができます。
Excelの「読み取り専用を推奨する」設定を利用すれば、ファイルを開く際に確認メッセージが表示されるため、誤編集の防止にも役立ちます。
大切なデータを守るためにも、ぜひこの機能を活用して安全で効率的なExcelファイル管理を行いましょう。
