Excelで重複データを入力できないようにする方法(入力規則)

2024年1月31日 2024年11月13日

Excelでデータを扱う際に、重複したデータを誤って入力してしまうと、後でデータの確認や修正に手間がかかってしまいます。

特に顧客情報や商品リストなどでは、重複データは誤った分析や管理ミスにつながる可能性が高いです。

そんな時に便利なのが、Excelの『入力規則』機能です。

この機能を使えば、特定の範囲内で重複データの入力を防ぐことができ、データの正確性を保つことができます。

この記事では、その設定方法を解説します。

記事内容

今回は、Excelで重複データを入力できないようにする方法を紹介します。

重複データを入力できないようにする方法

Excelのデータ入力時に重複をチェックする方法は、入力規則とCOUNTIF関数を使用して行います。

重複させたくない範囲を選択します。(①)

今回は、B列を重複させたくないので、B列を選択します。

「データ」タブをクリックします。(②)

「データツール」グループにある「データの入力規則」をクリックします。(③)

「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されます。

「設定」タブを選択します。(④)

「入力値の種類」を「ユーザー設定」に設定します。(⑤)

「数式」のボックスに「=COUNTIF(B:B,B1)=1」と入力します。(⑥)

今回は、B列が対象なので、「B」になってします。設定する際は適宜変更してください。

数式の意味としては、「B列に同じ値が1つしかない」という条件になります。

エラーメッセージの設定を行います。(任意)

「エラーメッセージ」タブを選択します。(⑦)

「タイトル」と「エラーメッセージ」に任意の文字を設定してください。(⑧)

最後にOKボタンを押します。(⑨)

これで重複データを入力できない入力規則の設定が終わりました。

テストとして重複データを入力してみます。

重複するデータの「A0001」と入力して、「Enter」キーを押すと、

エラーメッセージが表示され入力することができません。

Q1: 重複データを防ぐための設定はどこで行いますか？
A1: 重複データを防ぐには、「データ」タブの「データの入力規則」から「ユーザー設定」を選び、重複しない条件を設定します。

Q2: すでに入力されている重複データも削除する必要がありますか？
A2: 重複入力を防ぐ設定は新しい入力に適用されるため、既存の重複データは影響を受けません。既存の重複を削除したい場合は、「重複の削除」機能を使用できます。
「重複の削除」機能については以下の記事をご覧ください。

Q3: 特定の範囲内でのみ重複を防ぐことはできますか？
A3: はい、「データの入力規則」で指定したセル範囲にのみ設定を適用することができます。

Q4: 同じシートの別の列にも重複を防ぐ設定をしたい場合はどうすればいいですか？
A4: 別の列に同じ設定をしたい場合は、その列のセル範囲に対して個別に「データの入力規則」を設定してください。

Q5: 重複を防ぐ条件付き書式との違いは何ですか？
A5: 入力規則は重複するデータの入力自体を防ぎますが、条件付き書式は重複をハイライト表示するだけで入力を制限しません。
条件付き書式で重複データに色を付ける方法については以下の記事をご覧ください。

Q6: 重複防止の設定を解除するにはどうすればよいですか？
A6: 該当範囲を選択し、「データの入力規則」から「すべてクリア」を選択することで解除できます。
詳しくは以下の記事をご覧ください。

Excelの入力規則を活用することで、重複データの入力ミスを防ぎ、データの信頼性と効率的な管理を実現できます。

この機能を適切に設定しておくと、大量のデータを扱う際の手間が大幅に減り、分析やレポート作成もスムーズに進められます。

今回学んだ手順を活用し、ミスの少ないデータ管理を目指しましょう。

記事のまとめ

Excelの基本的な操作方法から、便利な機能の活用術まで、幅広く紹介しています。

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