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PowerPoint

PowerPointとは?機能や特徴について

今回は、PowerPointの機能や特徴についてわかりやすくお話しします。 教室に来られる方の中には、WordやExcelはなんとなく分かるけれど、PowerPointは名前を聞いたことはあるけれど、具体的にどういったことに使うのかが分からないという方が多いです。
Wordはワープロソフト、Excelは表計算ソフトとなり、PowerPointは、プレゼンテーションソフトになります。
ではプレゼンテーションソフトとはなにかというと、プレゼンテーションをする際に使用する資料を作成するソフトになります。

そもそもプレゼンテーションとはどういうものでしょうか?

「プレゼン」とよく言われることがありますが、ビジネスの場では、主に顧客や社内の人に対して、企画や商品、提案などを発表したり、説明したりすることを指します。

プレゼンのイメージ
プレゼンのイメージ

このようなものをテレビなどで見たことがある方もいると思います。 まさにこの写真のスクリーンにはグラフが表示されていると思いますが、このような資料を作成するのがPowerPointの目的です。 WordやExcelでもスクリーンに表示してプレゼンを行うことはできますが、そもそもそれらのソフトはプレゼンを目的としていないため、見ている人にとってつまらなく読みづらい資料となってしまうことがあります(文字が小さいなどの理由で)。 満足のいくプレゼンを行うためには、PowerPointのような専用のソフトが有効です。

ではプレゼンテーションソフトであるPowerPointはどのような特徴があるか説明します。

スライドの作成

プレゼンの資料はスライド形式で作成されます。スライドとは、紙芝居のようなもので、順番にスライドを見せることで人に説明を行います。 PowerPointは、このスライドを簡単に作成することができます。また、スライドの順番を入れ替えるなども簡単に行えます。

PowerPointの編集画面
PowerPointの編集画面

見栄えの良い図解などを簡単に作成できる

プレゼンの際、聞き手の立場からすると、文字ばかりのスライドだと見るのが嫌になり、頭に入りにくいと感じるでしょう。 その場合、図解などを使用して、視覚的にわかりやすく表現すると、聞き手にとって直感的で分かりやすいプレゼンとなります。 PowerPointを使えば、そのような図解も簡単に作成することができます。

図解などを使って見栄えの良いスライドを作れる
図解などを使って見栄えの良いスライドを作れる

アニメーションや画面切り替え効果などを設定することができる

大事な箇所などにアニメーション(動き)を追加することもできます。 アニメーションを使うと、聞き手の注意を引くことができます。 また、スライドの切り替え時に効果を付けることもでき、見た目の良いプレゼン資料を作成することができます。

文字だけのスライドはわかりずらい
文字だけのスライドはわかりずらい
図解を使うとわかりやすくなる
図解を使うとわかりやすくなる

まとめ

プレゼンテーションと聞くと、難しそうだと感じるかもしれませんが、実は仕事で頻繁に使われる機会があります。 プレゼンをすることに困らないように、一度PowerPointを学んでみると良いでしょう。 個人的には、PowerPointはWordやExcelよりも理解しやすいと思います。また、プレゼンだけでなく、他にも便利な使い方があります。たとえば、チラシやお知らせの作成や画像の作成にもPowerPointは活用できます。 実際に教室に来られている方の中には、学校の保護者会で使用する資料を以前はWordで作っていましたが、PowerPointを学んでからは、簡単に素晴らしい資料が作成できるようになりましたと言われています。 PowerPointのことを知らなかったために敬遠されていた方も、一度PowerPointを知っておくと便利だと感じるでしょう。

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